Prowadzenie księgi przychodów i rozchodów – co warto wiedzieć?

Niestety każdy polski przedsiębiorca zobowiązany jest prowadzić ewidencję przychodów i rozchodów. Jedną z bardziej przyjaznych, bo przejrzystych form księgowania jest książka przychodów i rozchodów w skrócie KPiR. Niemniej jednak przed podjęciem decyzji, czy prowadzenie księgi przychodów i rozchodów zlecić profesjonalnej firmie, czy spróbować na własną rękę rozliczać się z fiskusem, warto poznać zasady prowadzenia uproszczonej księgowości.

Obsługa księgowa w formie KPiR, dla kogo?

Rejestrowanie zdarzeń gospodarczych w formie księgi przychodów i rozchodów jest najbardziej lubianą formą ewidencji małych firm.

Obsługę księgową w formie KPIR zlecić mogą wszelkie podmioty objęte podatkiem dochodowym od osób fizycznych (na zasadach ogólnych oraz podatkiem liniowym) jeżeli ich przychód w poprzednim roku obrotowy nie przekroczył dwóch milonów euro – w przeliczeniu na polski złoty.

Na prowadzenie księgi przychodów i rozchodów prócz osób fizycznych zdecydować mogą się również spółki jawne, spółki partnerskie oraz spółki prawa cywilnego, jeśli nie przekroczyły progu dochodowego, o którym powyżej.

Jeżeli wspomniany próg dochodowy został przekroczony, automatycznie spółka lub przedsiębiorca przechodzi na pełną księgową z obowiązkiem prowadzenia ksiąg rachunkowych.

Przy przejściu na pełną księgowość zasadnym jest zlecenie kompleksowej obsługi księgowej wraz z audytem sprawozdania finansowego profesjonalnemu, certyfikowanemu księgowemu.

Książka przychodów i rozchodów, kiedy należy założyć?

Prowadzenie księgi przychodów i rozchodów należy rozpocząć z pierwszym dniem każdego nowego roku podatkowego, tak więc z dniem 1 stycznia. Niemniej jednak, przedsiębiorca rozpoczynający działalność w trakcie trwania roku podatkowego, zakłada KPiR w dniu rozpoczęcia swej działalności.

Podatnik prowadzący samodzielną księgowość może zdecydować się na KPiR w wersji papierowej. Natomiast profesjonalne podmioty zajmujące się obsługą księgową, przygotowywaniem audytów sprawozdania finansowego oraz audytami płatności, posiadają specjalne programy do księgowania, które pozwalają prowadzić elektroniczne księgi.

Jak prowadzić księgę przychodów i rozchodów?

Ogólne zasady prowadzenia książki przychodów i rozchodów nakładają na podatnika obowiązek dokonywania wpisów na bieżąco, raz dziennie po zakończeniu dnia, nie później niż w dniu następnym, ale przed rozpoczęciem działalności w tym dniu.

Jeżeli obsługa księgowa została zlecona biuru rachunkowemu, wówczas ustawodawca dopuścił możliwość dokonywania wpisów w terminie do 20 dnia miesiąca za miesiąc poprzedni w porządku chronologicznym.

Powyższe przekłada się, na umowne ustalenie z biurem rachunkowym terminu do przekazania dokumentów firmy. Przedsiębiorca nie musi na bieżąco przesyłać rachunków i faktur lecz raz w miesiącu może złożyć dokumenty zbiorcze za miesiąc poprzedni.

Cel prowadzenia księgi przychodów i rozchodów

Głównym celem prowadzenia księgi przychodów i rozchodów jest rejestracja wszystkich przychodów i kosztów. KPiR może być więc podstawowym źródłem informacji o kondycji finansowej firmy. Jednakże przedsiębiorcy, którzy nakładają nacisk na sukcesywny rozwój firmy, oprócz cyfr, chcą znać dodatkowe dane, przez co podejmują takich działań, jak zlecenie zewnętrznego audytu sprawozdania finansowego. Audyt finansowy jest doskonałym źródłem dodatkowych informacji, na temat jak prosperuje dane przedsiębiorstwo i jakie szanse rozwoju przedstawia.